Politique de gestion contractuelle

Le préambule fait partie intégrante du présent règlement sur la gestion contractuelle.

2.1) OBJECTIF PRINCIPAL

Le principal objectif du présent règlement est d’assurer aux citoyens des municipalités membres de la Régie et aux entreprises sur le territoire qu’elle dessert que les sommes dépensées pour l’acquisition de biens et de services le sont conformément aux principes d’une saine gestion et d’une saine administration – soit l’intégrité, l’équité et la transparence –, dans le respect des règles relatives à l’adjudication des contrat par les organismes publics municipaux qui sont prévues dans les lois qui régissent le fonctionnement de ces organismes.

Le présent règlement complémente mais n’a pas pour objectif de remplacer ou modifier toute disposition législative ou règle jurisprudentielle applicable en matière d’adjudication ou de gestion de contrats municipaux, ces dites dispositions législatives ou règles jurisprudentielles prévalant en tout temps sur les dispositions du présent règlement en cas de disparité.

2.2) OBJECTIFS SPÉCIFIQUES

Conformément à la Loi, le présent règlement contient :

1° des mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l’un de ses représentants ne communique pas ou ne tente pas de communiquer, dans le but de l’influencer, avec un des membres du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission;

2° des mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres;

3° des mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme (RLRQ, c. T-11.011) et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi;

4° des mesures ayant pour but de prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption;

5° des mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d’intérêts;

6° des mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus de demandes de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte;

7° des mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d’autoriser la modification d’un contrat ;

8° des mesures pour favoriser la rotation des éventuels cocontractants à l’égard des contrats qui comportent une dépense de 50 000 $ ou plus mais inferieure au seuil de la dépense d’un contrat qui ne peut être adjugé qu’après une demande de soumissions publique en vertu de l’article 573 de la Loi et qui peuvent être passés de gré à gré en vertu de règles adoptées en application du présent règlement.

3.1) PORTÉE À L’ÉGARD DE LA RÉGIE

Le présent règlement lie le conseil de la Régie, ses membres, ses dirigeants et employés qui sont tenus, en tout temps, de la considérer dans l’exercice de leurs fonctions.

3.2) PORTÉE À L’ÉGARD DES SOUMISSIONNAIRES

Le présent règlement fait partie intégrante de tout document d’appel d’offres auquel les soumissionnaires doivent obligatoirement se conformer.

4.1) UNIQUE EMPLOYÉ RESPONSABLE DE L’ACTIVITÉ BUDGÉTAIRE

Le Secrétaire-trésorier de la Régie est le seul employé responsable de l’activité budgétaire, ce qui inclut le suivi et la reddition de comptes budgétaires, tel que cela est par ailleurs prévu au Règlement no 2024-02 décrétant les règles de contrôle et de suivi budgétaire et délégation du pouvoir d’autoriser les dépenses et de conclure des contrats au secrétaire-trésorier.

Par ailleurs, la nature du poste du secrétaire-trésorier de la Régie est défini comme suit :

Le Secrétaire-trésorier planifie, dirige, organise, coordonne et contrôle l’ensemble des activités physiques, financières et matérielles de la Régie et assure le lien avec les différentes municipalités desservies; il recommande les orientations en matière de gestion de l’environnement et voit à la mise en application des plans d’action; il assure la gestion du contrat d’exploitation de l’usine d’épuration; il agit à titre de gestionnaire de la Régie, à titre de trésorier de la Régie et voit à la réalisation des activités comptables; enfin, il agit à titre de secrétaire du Conseil d’administration et de greffier de la Régie.

Par conséquent, le Secrétaire-trésorier est, de façon générale, le seul intervenant de la Régie auprès des tiers contractant avec celle-ci et il est responsable de l’application et de la mise en œuvre du présent règlement.

Il est convenu, au sens du présent règlement, que le Secrétaire-trésorier de la Régie peut être membre de tout comité de sélection constitué conformément à la loi dans le cadre d’une demande de soumissions publiques.

4.2) OPÉRATIONS COURANTES DE LA RÉGIE

Les opérations courantes de la Régie sont confiées à une tierce personne – l’opérateur – qui, en toutes choses regardant ses relations avec des tiers, soit dans le cadre des opérations de la Régie, soit quant au processus d’approvisionnement, doit contribuer à maintenir la bonne image de la Régie, de développer et maintenir de bonnes relations entre la Régie et ses fournisseurs et se rappeler que chacun représente la Régie dans ses relations avec des tiers.

À ces fins, l’opérateur doit notamment :

• Accorder un traitement équitable à tous les fournisseurs;
• Assurer la transparence dans le traitement des dossiers relatifs aux opérations courantes de la Régie;
• Éviter tout conflit d’intérêt ou toute situation qui pourrait entraîner des avantages personnels;
• Dénoncer au Secrétaire-trésorier de la Régie toute situation de conflit d’intérêts potentiel;
• Appliquer le présent règlement dans les meilleurs intérêts de la Régie;
• Respecter les dispositions du Code d’éthique et de déontologie applicable à sa profession.

5.1) RÈGLE GÉNÉRALE

Toute personne faisant affaire avec la Régie s’engage à respecter l’esprit et la lettre du présent règlement sur la gestion contractuelle, en faisant les adaptations nécessaires compte tenu de la nature et de la valeur du contrat à conclure avec la Régie.

5.2) RÈGLES PARTICULIÈRES APPLICABLES AUX CONTRATS DE GRÉ À GRÉ.

5.2.1) Contrat octroyé sur bon de commande

Les règles du présent article 5.2) s’appliquent notamment à tout contrat qui peut être octroyé sur bon de commande.

5.2.2) Rehaussement du seuil sous lequel la Régie peut conclure un contrat de gré à gré

La Régie peut conclure tout contrat de gré à gré pour autant que la dépense ne dépasse pas le montant du dernier seuil décrété par le Ministre au: Règlement décrétant des seuils, plafonds et délais applicables lors de certains contrats municipaux.

Le Secrétaire-trésorier fait rapport au Conseil pour tout les contrats supérieur a 50,000 $ plus taxes.

5.2.3)  Exception pour la Régie de conclure un contrat de gré à gré supérieur au seuil décrété par le Ministre.

a) Fournis en exclusivité par le monopole d’Hydro-Québec, les dépenses d’électricité́ qui sont mensuellement supérieures au seuil décrété par le Ministre.

b) Dans des cas pour les réparations ou achats d’équipements spécialisés, et parfois uniques, reliés à la nature intrinsèque des activités de la Régie en matière de traitement des eaux usées; et directement relié a un manufacturier précis pour un besoin spécifique ou à un fournisseur unique ou un délai d’approvisionnement qui met en péril le respect des normes environnementales exigées par le Ministère de l’environnement. Dans ces cas d’exception très restrictive, tout contrat doit être documenté et pleinement justifié.

5.2.4)  Mesures favorisant l’achat local

Afin de favoriser l’achat local, lorsque le processus choisi est celui de demande de prix, le Secrétaire-trésorier peut décider d’octroyer le contrat visé par cette procédure de préférence à une personne située sur le territoire desservi par la Régie, conditionnellement à ce que la différence de prix entre le fournisseur de l’extérieur et le fournisseur local n’excède pas dix pourcent (10 %), excluant les taxes.

La Régie peut, si la situation s’y prête, inviter de préférence tout entrepreneur ou fournisseur situé sur le territoire desservi par la Régie étant entendu que le contrat doit être adjugé au plus bas soumissionnaire parmi ceux ayant déposé une soumission suite à une telle invitation.

Les mesures de gestions contractuelles édictées à l’article 5.5) du présent règlement sont applicables à toute personne qui dépose une soumission après y avoir été invitée par écrit par la Régie.

5.3)  MESURES FAVORISANT LA ROTATION DES COCONTRACTANTS

Dans la mesure où cela est possible, dans le cas d’octroi d’un contrat en application des articles 5.2) et Erreur ! Source du renvoi introuvable. qui précèdent, la Régie favorise une rotation entre les cocontractants et fournisseurs.  Pour ce faire, notamment, la Régie :

a) constitue une liste de fournisseurs potentiels, répartis par catégories de contrats, parmi lesquels elle peut sélectionner équitablement selon ses besoins;

b)évite d’octroyer plus de trois (3) contrats consécutifs à un même fournisseur dans la même période de douze (12) mois;

c) procède à un appel d’intérêt afin de connaître les entreprises ou fournisseurs intéressés à répondre aux besoins de la Régie.

Nonobstant ce qui précède, la rotation ne doit pas se faire au détriment de la saine gestion des dépenses publiques.

5.4) MESURES FAVORISANT L’ACHAT LOCAL

En sus de l’article 5.2.4) qui précède, dans le but de contribuer à la relance de l’économie du Québec à la suite de la pandémie de COVID-19, la Régie inclura dans ses demandes de soumissions auprès de fournisseurs des conditions destinées à favoriser l’origine québécoise des biens et services ou l’établissement au Québec de ses fournisseurs.

Cette mesure s’applique jusqu’au 25 juin 2024. Après cette date la Régie pourra continuer à inclure de telles mesures dans ses demandes.

5.5) MESURES DE GESTION CONTRACTUELLES APPLICABLES AUX CONTRATS ASSUJETTIS À LA PROCÉDURE DE DEMANDE DE SOUMISSIONS PUBLIQUES

 5.5.1) Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l’un de ses représentants ne communique pas ou ne tente pas de communiquer, dans le but de l’influencer, avec un des membres du Comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission.

a) L’appel d’offres prévoit que le soumissionnaire doit, pour tout renseignement, s’adresser uniquement au responsable désigné par la Régie et dont les coordonnées apparaissent à l’appel d’offres.

b) Le soumissionnaire doit affirmer solennellement, par un écrit qu’il doit joindre à sa soumission, que ni lui, ni aucun collaborateur ou employé n’a communiqué ou tenté de communiquer avec un membre du Comité de sélection, dans le but de l’influencer ou d’obtenir des renseignements relatifs à l’appel d’offres. Le défaut de produire cette affirmation solennelle a pour effet d’entraîner le rejet de la soumission.

c) Le membre du Comité de sélection doit compléter un formulaire attestant son absence de conflits d’intérêt reliés à l’exercice de son mandat. Il doit également s’engager à déclarer subséquemment toute situation de conflit d’intérêts et, au besoin, à se récuser (voir annexe I).

 5.5.2)  Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres

 a) Le soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que sa soumission a été préparée et déposée sans qu’il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec tout autre soumissionnaire ou personne pour convenir des prix à soumettre ou pour influencer les prix soumis.

b) Le document d’appel d’offres doit inclure une disposition prévoyant que si un soumissionnaire s’est livré à une collusion, a communiqué ou a convenu d’une entente ou d’un arrangement avec un autre soumissionnaire ou un concurrent pour influencer ou fixer les prix soumis, sa soumission sera automatiquement rejetée.

c) Dans le cas où deux soumissions sont les plus basses conformes, la Régie doit procéder à un nouvel appel d’offres ou à un tirage au sort. Elle ne doit pas diviser le contrat entre les deux soumissionnaires.

 5.5.3) Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi.

a) Tout appel d’offres et tout contrat doivent contenir une déclaration dans laquelle le soumissionnaire ou le cocontractant affirme que si des communications d’influence ont eu lieu pour l’obtention du contrat, elles l’ont été conformément à la Loi, au Code et aux avis du Commissaire au lobbyisme.

b) Tout appel d’offres et tout contrat doivent contenir une clause permettant à la Régie, en cas de non-respect de la Loi, du Code ou des avis, de rejeter la soumission, de ne pas conclure le contrat ou de l’annuler si le non-respect est découvert après l’attribution du contrat.

 5.5.4) Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption.

a) Jusqu’à l’ouverture des soumissions, ne peut être divulgué par un membre du Conseil ou par un fonctionnaire ou employé de la Régie un renseignement permettant de connaître le nombre ou l’identité des personnes qui ont présenté une soumission ou qui ont demandé une copie de la demande de soumissions ou un document auquel celle-ci renvoie.

b) Les membres du Conseil et les fonctionnaires ou employés de la Régie doivent s’abstenir d’accepter quelque cadeau ou avantage de nature à pouvoir influencer de quelque façon l’exercice de leur mandat ou de leur fonction notamment dans le cadre d’un processus d’appel d’offres ou d’adjudication d’un contrat.

c) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission et tout signataire d’un contrat avec la Régie doit joindre au contrat une déclaration attestant que ni lui, ni aucun de ses collaborateurs ou employés ne s’est livré à des gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption.

 5.5.5)  Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflit d’intérêts.

a)Toute personne qui participe, pour la Régie, à l’élaboration d’un document d’appel d’offres doit s’abstenir d’être un soumissionnaire ou de répondre directement ou indirectement auxdits appels d’offres.

b)Tout appel d’offres doit prévoir que tout soumissionnaire doit produire une déclaration relative à ses intentions de sous-traiter et qui précise, le cas échéant, les sous-traitants visés, de façon à limiter toute collusion possible.

c)Tout membre du Conseil ou tout fonctionnaire ou employé de la Régie ne peut acquérir directement ou indirectement tout bien meuble ou immeuble de la Régie.

 5.5.6)  Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus de demandes de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte.

a) Toute filiale d’un soumissionnaire doit s’abstenir de répondre au même appel d’offres.

b) L’adjudicataire ne peut retenir les services d’un soumissionnaire non retenu dans le cadre de l’appel d’offres.

c) Tout soumissionnaire doit s’abstenir de divulguer, directement ou indirectement, à un concurrent les conditions de l’appel d’offres avant l’heure d’ouverture des soumissions.

 5.5.7)  Mesures visant à encadrer la prise de toute décision qui a pour effet d’autoriser la modification d’un contrat.

a) Le Conseil ou toute personne autorisée ne peut modifier un contrat accordé à la suite d’une demande de soumissions, sauf dans le cas où la modification constitue un accessoire à celui-ci et n’en change pas la nature.

b) Le Conseil doit, relativement à tout contrat et selon la nature de ce contrat, établir une procédure encadrant toute autorisation de modification du contrat et prévoir que telle modification n’est possible que si elle est accessoire au contrat et n’en change pas la nature.

5.6) MESURES PARTICULIÈRES DUES AUX SPÉCIFICITÉS DE LA RÉGIE

5.6.1)  Visite des lieux ou de chantier

La Régie limite la tenue de visite des lieux ou de chantier au projet de réfection d’ouvrages existants dont l`ampleur peut être difficilement décrite de façon précise aux documents de demande de soumissions. Ces visites doivent s’effectuer seulement sur rendez-vous d’une façon individuelle avec chacun des soumissionnaires.

Le Secrétaire-trésorier ou les mandataires désignés par ce dernier sont les seules personnes autorisées à représenter la Régie. Idéalement, les questions sont notées et les réponses communiquées par écrit à tous les soumissionnaires. Lorsque qu’une réponse a pour conséquence de modifier les exigences du devis, cette réponse devra être présentée sous forme d’addenda.

La Régie peut limiter ou interdire les visites des lieux lorsque des conditions particulières d’exploitation de ses installations l’exigent.  En pareille situation, la Régie prend des mesures requises pour informer correctement les soumissionnaires.

5.6.2)  Tenue de tests en simultané

L’usine d’épuration de la Régie étant de type biologique, les boues qui y sont produites sont conditionnées par des organismes vivants dont les caractéristiques biophysiques et biochimiques peuvent varier de jour en jour et même d’heure en heure.

Ainsi, la nature des opérations de la Régie, de même que les contraintes d’espaces et de temps, font parfois en sorte que des soumissionnaires doivent tester leurs équipements en même temps sur les lieux de l’usine d’épuration et ce malgré les obligations concernant la non divulgation de l’identité des soumissionnaires prévue au paragraphe 3.1 de l’article 573 de la Loi.

5.6.3)  Entretien et réparation des équipements

Étant donné la nature hautement spécialisée de certains équipements et que plusieurs de ces équipements sont fournis par un fournisseur unique, la Régie confie en priorité l’entretien et la réparation de ces équipements au fabricant d’origine.

5.7) FRACTIONNEMENT DE CONTRAT

La Régie peut procéder au fractionnement d’un contrat lorsque cette division est justifiée par des motifs de saine administration. La décision de fractionner le contrat doit alors être sérieuse et motivée.

La Régie étant une usine de traitement des eaux usées dont les activités s’apparentent à des activités industrielle, le présent règlement n’empêche pas l’exercice des pouvoirs d’urgence dévolus au président de son conseil d’administration conformément à la Loi.

Ainsi, dans un cas de force majeure de nature à mettre en danger la vie ou la santé de la population ou à détériorer sérieusement les équipements municipaux, le président peut passer outre aux présentes règles, et adjuger tout contrat nécessaire pour pallier à la situation. Toute dépense exécutée dans ce cas doit être justifiée par un rapport motivé au conseil à la première assemblée qui suit ladite dépense.

7.1) DÉFAUT D’UN MEMBRE DU CONSEIL, D’UN FONCTIONNAIRE OU EMPLOYÉ DE LA RÉGIE

Dans le cas du non-respect par un membre du conseil ou par un fonctionnaire ou employé de la Régie d’une mesure prévue dans le présent règlement, l’article 573.3.4 de la Loi sur les cités et villes trouve application.

7.2) DÉFAUT D’UN SOUMISSIONNAIRE OU CONTRACTANT

Dans le cas du non-respect d’une mesure du présent règlement sur la gestion contractuelle par un soumissionnaire ou un cocontractant, la Régie peut rejeter la soumission ou annuler le contrat, sous réserve de ses recours en vertu du droit commun.

Le présent règlement ne s’applique pas aux « ententes industrielles » conclues par la Régie, préalablement à l’entrée en vigueur de ledit règlement, et qui concerne principalement et spécialement les normes de rejets à l’effluent et leur traitement par la Régie.

La Régie s’engage cependant à aviser ces derniers de l’existence du présent règlement sur la gestion contractuelle.

Le présent règlement sur la gestion contractuelle est accessible sur le site Internet de la Régie (www.raebl.org) conformément à l’article 573.3.1.2 L.C.V.

Également, Régie publie et maintient à jour, à partir du 1 avril 2011, sur son site Internet, une liste des contrats octroyés comportant une dépense de plus de 25 000 $. Cette liste demeure publiée pour une période minimale de trois ans.

Le cas échéant, un hyperlien sur le site de la Régie permet d’accéder à la liste de ses contrats publiés sur le Système électronique d’appels d’offres (SEAO).

Achat
Toute fourniture d’un bien ou d’un service requis dans le cours des opérations courantes de la Régie.

Adjudicataire
Soumissionnaire qui s’est vu octroyer un contrat par la Régie.

Bon de commande
Document confirmant à un fournisseur la marchandise à livrer ou le service à exécuter selon les conditions négociées et ce, uniquement dans le cadre d’un contrat pouvant être confié de gré à gré selon les dispositions de la Loi.

Conseil
Délégués et délégués substituts représentants une municipalité au sein du Conseil d’administration de la Régie

Devis
Document de nature administrative et/ou technique qui décrit, par l’entremise des clauses et/ou des spécifications, le bien ou le service à acquérir de même que les conditions afférentes s’il y a lieu.

Documents contractuels
Ensemble des documents composés du devis, du formulaire de soumission et de la résolution du conseil octroyant le contrat.

Estimation de dépenses
Estimation réaliste et raisonnable du coût d’un bien ou d’un service.

Loi
Loi sur les cités et villes, RLRQ, c. C-19.

Personne
Toute personne physique ou morale.

Régie
La Régie d’assainissement des eaux du bassin de Laprairie.

Soumissionnaire
Toute personne qui, dans le cadre d’un processus d’adjudication de contrat sur invitation écrite ou par demande de soumissions publiques, dépose une soumission auprès de la Régie. Le terme « soumissionnaire » s’applique autant à un entrepreneur qu’à un fournisseur, selon le contexte et la nature du contrat.

Le présent règlement entre en vigueur conformément à la loi et après avoir reçu toutes les approbations requises, le cas échéant.

Je, soussigné, _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _  membre du Comité de sélection de la Régie d’assainissement des eaux du bassin de Laprairie désigné pour procéder à l’évaluation qualitative des soumissions dans le cadre de l’appel d’offres:
_____________________________________________________________________
((désignation et numéro de l’appel d’offres).).
Déclare solennellement ce qui suit et certifie que cette déclaration est vraie et complète à tous égards :
1. j’ai lu et comprends le contenu de la présente déclaration;
2. je m’engage, dans l’exercice de la charge qui m’a été confiée à juger les offres présentées par les soumissionnaires avec impartialité et indépendance;
3. je m’engage à ne divulguer en aucun cas le contenu des délibérations du Comité;
4. j’atteste que je ne possède aucun intérêt pécuniaire ou que je n’ai aucun lien d’affaires avec toute personne physique ou morale qui est soumissionnaire auprès de la Régie dans le présent appel d’offres;
5. je déclare que je vais prendre toutes les précautions appropriées pour éviter de me placer dans une situation potentielle de conflit d’intérêts et je n’ai aucun intérêt direct ou indirect dans l’appel d’offres; à défaut, je m’engage formellement à dénoncer mon intérêt et à me récuser.
SIGNÉ à……………………………, ce …… jour de ………………………20……

(nom et fonction)

ASSERMENTÉ devant moi à, ce jour de 20…

________________________________
Commissaire à l’assermentation
pour le district de ………………

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Je, soussigné, _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ; en présentant la soumission ci-jointe à :
________________________________________________________________________
(Nom et titre du destinataire de la demande d’appel d’offres)

Pour :
________________________________________________________________________
(Nom et numéro du projet de demande d’appel d’offres)

Suite à l’appel d’offres sur invitation lancé par la Régie d’assainissement des eaux du bassin de Laprairie déclare solennellement ce qui suit et certifie que ces déclarations sont vraies et complètes à tous les égards.

1.J’ai lu et comprends le contenu de la présente déclaration;
2. Je sais que la soumission ci-jointe peut être disqualifiée si les déclarations contenues à la présente déclaration ne sont pas vraies ou complètes à tous les égards ;

3. Je sais que le contrat, s’il m’est octroyé, peut être résilié si les déclarations contenues à la présente déclaration ne sont pas vraies ou complètes à tous les égards ;

4. Je suis autorisé par l’entrepreneur à signer la présente déclaration et à présenter, en son nom, la soumission qui y est jointe ;

5. Toutes les personnes dont les noms apparaissent sur la soumission ci-jointe ont été autorisées par l’entrepreneur à fixer les modalités qui y sont prévues et à signer la soumission en son nom ;

6. Aux fins de la présente déclaration et de la soumission ci-jointe, je comprends que le mot «concurrent» s’entend de tout organisme ou personne, autre que le présent entrepreneur:

a) Qui a été invité par l’appel d’offres à présenter une soumission;
b) Qui pourrait éventuellement présenter une soumission à la suite de l’appel d’offres compte tenu de ses qualifications, ses habiletés ou son expérience ;

7. Je déclare (cocher l’une ou l’autre des déclarations suivantes) :

• Avoir établi la présente soumission sans collusion et sans avoir communiqué ou établi d’entente ou d’arrangement avec un concurrent.
• Avoir établi la présente soumission après avoir communiqué ou établi une entente ou un arrangement avec un ou plusieurs concurrents et qu’il divulgue, dans le document ci-joint, tous les détails s’y rapportant, y compris le nom des concurrents et les raisons de ces communications, ententes ou arrangements.

8. Sans limiter la généralité de ce qui précède, je déclare qu’il n’y a pas eu de communication, d’entente ou d’arrangement avec un concurrent relativement :

a) aux prix;
b) aux méthodes, aux facteurs ou aux formules pour établir les prix;
c) à la décision de présenter ou de ne pas présenter une soumission;
d) à la présentation d’une soumission qui ne répond pas aux spécifications de l’appel d’offres.

9. En plus, il n’y a pas eu de communication, d’entente ou d’arrangement avec un concurrent en ce qui concerne les détails liés à la qualité, à la quantité, aux spécifications ou à la livraison des biens ou des services visés par le présent appel d’offres.

10.Les modalités de la soumission ci-jointe n’ont pas été et ne seront pas intentionnellement divulguées, directement ou indirectement, à un concurrent avant la première des dates suivantes, soit l’heure de l’ouverture officielle des soumissions, soit lors de l’octroi du contrat.

11. Je déclare, qu’à ma connaissance et après vérifications sérieuses, qu’aucune tentative d’influence, manœuvre d’influence ou pression indue ou tentative d’obtenir de l’information relative à un appel d’offres auprès du comité de sélection n’a été effectuée à aucun moment, par les employés, dirigeants, administrateurs ou actionnaires et ce, dans le cas où un tel comité est chargé d’étudier la soumission.

12. Déclaration concernant les activités de lobbyisme exercées auprès des titulaires de charges publiques de la Régie préalablement à l’appel d’offres public. Je déclare :

• Aucune activité de lobbyisme n’a été exercée pour mon compte
  Je déclare que personne n’a exercé pour mon compte, que ce soit à titre de lobbyiste d’entreprise ou de lobbyiste-conseil, des activités de lobbyisme au sens de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme et des avis émis par le commissaire au lobbyisme au regard du processus préalable au présent appel d’offres public.
• Des activités de lobbyisme ont été exercées pour mon compte
  Je déclare que des activités de lobbyisme au sens de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme et des avis émis par le commissaire au lobbyisme ont été exercées pour mon compte et qu’elle l’ont été en conformité de cette loi, de ces avis ainsi que du Code de déontologie des lobbyistes.

Signé en deux exemplaires à ____________________.
Ce ____ jour du mois de ________________ 20___.

___________________________________________
Soumissionnaire ou personne autorisée
ENTRÉE EN VIGUEUR

Le présent règlement entre en vigueur conformément à la loi et après avoir reçu toutes les approbations requises, le cas échéant.

Adopté le : 15 juin 2021
Résolution no : 21-06-60
Entrée en vigueur : 15 juin 2021

______________________________                                  __________________________________________
M. Donat Serres, Président                                  M. Gilbert Samson, Secrétaire-trésorier

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Attestation du participant à l’élaboration d’un appel d’offre
Je, soussigné, _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ , à l’emploi ou dirigeant de __________________ (nom de la personne morale) ai participé à l’élaboration de tout ou partie des documents utiles à l’appel d’offres:
________________________________________________________________________
(désignation et numéro de l’appel d’offres).

Par conséquent, je comprends que je ne peux participer et j’accepte de ne pas participer, directement ou indirectement, audit appel d’offre.
Je comprends également et accepte que _____________________ (nom de la personne morale), ni aucune autre personne qui y est à l’emploi, dirigeant, actionnaire ou autrement intéressée ne puisse participer, directement ou indirectement, audit appel d’offre.
Enfin, je comprends et accepte qu’aucune filiale ou toute autre personne morale qui est étroitement liée à __________________________ (nom de la personne morale) au sens de l’article 19 de la Loi concernant les droits sur les mutations immobilières (L.R.Q., c. D-15.1) ne puisse participer, directement ou indirectement, audit appel d’offre.
J’ai dûment informé mes collaborateurs et les employés ou autres dirigeants de ________________________ (nom de la personne morale) du fait que j’ai participé à l’élaboration de l’appel d’offres précitée et des obligations susmentionnées qui en découlent.

Et j’ai signé à……………………………, ce …… jour de ………………………20……

__________________________________
(nom et fonction)

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Conformément à l’article 477.6 de la Loi sur les cités et villes et à l’article 6 de la Loi modifiant diverses dispositions législatives principalement aux fins d’allègement du fardeau administratif (Projet de loi no 103), les régies ont l’obligation de publier, sur leur site Web et au plus tard le 31 mars de chaque année, la liste de tous les contrats comportant une dépense de plus de 2 000 $ passés au cours du dernier exercice financier complet précédent avec un même cocontractant lorsque l’ensemble de ces contrats comporte une dépense totale qui dépasse 25 000 $.

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Procédure portant sur la réception et l’examen des plaintes formulées dans le cadre de l’adjudication ou de l’attribution d’un contrat

En vertu de l’article 573.3.1.3 de la Loi sur les cités et villes (RLRQ, c. C-19)
(ci-après : la « LCV »), la RAEBL doit se doter d’une procédure portant sur la réception et l’examen des plaintes formulées dans le cadre de l’adjudication d’un contrat à la suite d’une demande de soumissions publique ou de l’attribution d’un contrat de gré à gré avec un fournisseur unique comportant une dépense égale ou supérieure au seuil minimal de demande de soumissions publique.

Le projet de loi n° 108, Loi favorisant la surveillance des contrats des organismes publics et instituant l’Autorité des marchés publics (L.Q. 2017, c. 27) [ci-après : La Loi], a été sanctionné le 1er décembre 2017;

La Régie d’assainissement des eaux de La Prairie (ci-après : la Régie) souhaite prendre une procédure portant sur la réception et l’examen des plaintes formulées dans le cadre de l’adjudication ou de l’attribution d’un contrat;

EN CONSÉQUENCE :

ARTICLE 1  PRÉAMBULE

Le préambule fait partie intégrante de la présente procédure.

ARTICLE 2  OBJECTIFS DE LA PROCÉDURE

La présente procédure vise à assurer un traitement équitable des plaintes formulées auprès de la Régie dans le cadre d’un processus d’adjudication ou d’attribution d’un contrat visé.

ARTICLE 3  lNTERPRÉTATION

À moins de déclaration expresse à l’effet contraire ou résultant du contexte ou de la disposition, les expressions, termes et mots suivants ont, dans la présente procédure, le sens et l’application que lui attribue le présent article :

Contrat visé : Contrat pour l’exécution de travaux ou pour la fourniture d’assurance, de matériel, de matériaux ou de services, incluant les services professionnels, que la Régie peut conclure comportant une dépense égale ou supérieure au seuil minimal de demande de soumissions publique applicable.

Processus d’adjudication :

Tout processus de demande de soumissions publique en cours devant mener à l’adjudication d’un contrat visé.

Processus d’attribution :

Tout processus visant à attribuer de gré à gré un contrat visé avec un fournisseur qui est le seul en mesure de fournir les matériaux, le matériel ou les services demandés, conformément à l’article 573.3.0.0.1 de la LCV.

Responsable désigné :

La personne chargée de l’application de la présente procédure.

SEAO: Système électronique d’appel d’offres visé à l’article 11 de la Loi sur les contrats des organismes publics.

 ARTICLE4  APPLICATION

L’application de la présente procédure est confiée au secrétaire-trésorier de la Régie.

Cette personne est responsable de recevoir les plaintes de même que les manifestations d’intérêt, de faire les vérifications et analyses qui s’imposent et d’y répondre dans les délais requis par la Loi.

ARTICLE 5   PLAINTES FORMULÉES À L’ÉGARD D’UN PROCESSUS D’ADJUDICATION

5.1 Intérêt requis pour déposer une plainte

Seule une personne intéressée ou un groupe de personnes intéressées à participer à un processus d’adjudication en cours ou son représentant peut porter plainte relativement à ce processus.

5.2 Motifs au soutien d’une plainte

 Une personne intéressée ou un groupe de personnes intéressées à participer au processus d’adjudication ou son représentant peut porter plainte relativement à ce processus lorsqu’elle considère que les documents de demande de soumissions publique :

• prévoient des conditions qui n’assurent pas un traitement intègre ou équitable des concurrents; ou
• prévoient des conditions qui ne permettent pas à des concurrents d’y participer bien qu’ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés; ou
• prévoient des conditions qui ne sont pas conformes au cadre normatif de la Régie.

5.3 Modalités et délai de transmission d’une plainte

Toute plainte doit être transmise par voie électronique au responsable désigné à l’adresse courriel suivante : gsamson@raebl.ca

Elle doit être présentée sur le formulaire déterminé par l’Autorité des marchés publics disponible sur son site Internet.

Elle doit être reçue par le responsable désigné au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquée dans le SEAO.

5.4 Contenu d’une plainte

 Une plainte doit contenir les informations suivantes :

• Date;
• Identification et coordonnées du plaignant :
• nom
• adresse
• numéro de téléphone
• adresse courriel
• Identification de la demande de soumissions visée par la plainte :
  • numéro de la demande de soumissions
  • numéro de référence SEAO
  • titre
• Exposé détaillé des motifs au soutien de la plainte;
• Le cas échéant, tout document pertinent au soutien des motifs de la plainte;
• Toute autre information requise dans le formulaire déterminé par l’Autorité des marchés publics

5.5  Critères de recevabilité d’une plainte

 Pour qu’une plainte puisse faire l’objet d’un examen par le responsable désigné, elle doit remplir les conditions suivantes :

1. Être transmise par une personne intéressée au sens de l’article 5.1;
2. Être transmise par voie électronique au responsable désigné;
3. Être présentée sur le formulaire déterminé par l’Autorité des marchés publics en vertu de l’article 45 de la Loi;
4. Être reçue par le responsable désigné au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquée dans le SEAO;
5. Porter sur un contrat visé;
6. Porter sur le contenu des documents de demande de soumissions disponibles dans le SEAO au plus tard deux (2) jours avant la date limite de réception des plaintes;
7. Être fondée sur l’un des motifs énumérés à l’article 5.2 de la présente procédure, tout autre motif n’étant pas considéré dans le cadre de l’analyse.

5,.6  Réception et traitement d’une plainte

 À la réception d’une plainte, le responsable désigné procède à l’examen de celle-ci conformément à la présente disposition.

Il s’assure de l’intérêt du plaignant au sens de l’article 5.1.

S’il juge que le plaignant n’a pas l’intérêt requis, il l’avise sans délai en lui transmettant un avis à cet effet.

Après s’être assuré de l’intérêt du plaignant, il fait mention sans délai dans le SEAO de la réception d’une première plainte.

Il s’assure que les autres critères de recevabilité prévus à l’article 5.5 sont satisfaits. S’il juge que la plainte est non-recevable en vertu de l’article 5.5 c) de la présente procédure, il avise sans délai le plaignant en lui transmettant un avis à cet effet

À défaut d’avoir formulé sa plainte sur le formulaire déterminé par l’Autorité des marchés publics rendra sa plainte irrecevable, et ce, dès que ce défaut est constaté. De cette façon, le plaignant pourra retransmettre sa plainte à la Régie et celle-ci aura l’opportunité de la traiter elle-même plutôt que le plaignant s’adresse directement à l’Autorité des marchés publics.

Si la plainte n’est pas recevable pour un des motifs énoncés à l’article 5.5 b) à g) de la présente procédure, la décision d’irrecevabilité est assimilée à une décision au sens de la loi.  Il convient, avec le responsable de l’appel d’offres ou avec le service requérant, des vérifications qui doivent être effectuées afin d’analyser le bien-fondé des motifs allégués dans la plainte.

Dans le cadre du traitement de la plainte, le responsable désigné peut s’adjoindre les services de ressources externes.

Il doit, lorsque les vérifications et analyses effectuées démontrent que la plainte est fondée, accepter la plainte et prendre les mesures appropriées pour y donner suite. Dans le cas contraire, il doit rejeter la plainte.

5.7  Décision

Le responsable désigné doit transmettre la décision au plaignant par voie électronique après la date limite de réception des plaintes indiquée dans le SEAO, mais au plus tard trois jours avant la date limite de réception des soumissions prévue. Au besoin, la date limite de réception des soumissions est repoussée. Ce nouveau délai est publié dans le SEAO.

Dans les cas où plus d’une plainte pour une même demande de soumissions est reçue, le responsable transmet les décisions au même moment.

Au besoin, le responsable désigné reporte la date limite de réception des soumissions pour qu’un délai minimal de sept jours reste à courir à compter de la date de transmission de la décision. Ce nouveau délai est publié dans le SEAO.

La décision doit indiquer au plaignant qu’il dispose d’un délai de trois jours suivant la réception de la décision pour formuler, conformément à l’article 37 de la Loi, une plainte auprès de l’Autorité des marchés publics.

Le responsable désigné fait mention sans délai de la transmission de la décision dans le SEAO.

Après avoir constaté l’intérêt du plaignant et la recevabilité de la plainte au sens de l’article 5.5 de la présente procédure, le responsable désigné doit rendre une décision sur le fond de la plainte. En cas de rejet, cette décision doit être motivée et documentée, le cas échéant.

ARTICLE 6   MANIFESTATIONS D’INTÉRÊTS ET PLAINTES FORMULÉES À L’ÉGARD D’UN PROCESSUS D’ATTRIBUTION

6.1  Motif au soutien d’une manifestation d’intérêt

 Une personne peut manifester son intérêt à l’égard d’un contrat faisant l’objet d’un avis d’intention lorsqu’elle considère être en mesure de réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncés dans cet avis publié dans le SEAO.

6.2  Modalité et délai de transmission d’une manifestation d’intérêt

 Toute manifestation d’intérêt doit être transmise par voie électronique au responsable désigné à l’adresse courriel suivante : gsamson@raebl.ca

Elle doit être reçue par le responsable désigné au plus tard à la date limite fixée dans l’avis d’intention publié dans le SEAO.

6.3  Contenu d’une manifestation d’intérêt

 La manifestation d’intérêt doit contenir les informations suivantes :

• Date;
• Identification de la personne intéressée à conclure le contrat avec la Régie :
  • nom
  • adresse
  • numéro de téléphone
  • adresse courriel
• Identification de l’avis d’intention publié dans le SEAO :
  • numéro de contrat
  • numéro de référence SEAO
  • titre
• Exposé détaillé et documentation démontrant que la personne est en mesure de réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncés dans l’avis d’intention.

6.4  Critères d’admissibilité d’une manifestation d’intérêt

 Pour qu’une manifestation d’intérêt puisse faire l’objet d’un examen par le responsable désigné, elle doit remplir les conditions suivantes :

1. Être transmise par voie électronique au responsable désigné;
2. Être reçue par le responsable désigné au plus tard à la date limite fixée dans l’avis d’intention publié dans le SEAO;
3. Porter sur un contrat visé;
4. Être fondée sur le seul motif énuméré à l’article 6.1 de la présente procédure.

6.5 Réception et traitement de la manifestation d’intérêt

 À la réception d’une manifestation d’intérêt, le responsable désigné procède à l’examen et à l’analyse de celle-ci conformément à la présente disposition.

Il s’assure que les critères d’admissibilité prévus à l’article 6.4 sont satisfaits.

Si la manifestation d’intérêt est inadmissible pour un des motifs énoncés à l’article 6.4 de la présente procédure, la décision d’inadmissibilité est assimilée à une décision au sens de la loi.

Il convient, avec le responsable du contrat ou le service requérant concerné par l’avis d’intention, des vérifications qui doivent être effectuées afin de s’assurer de la capacité de la personne à réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncés dans cet avis.

Dans le cadre du traitement de la manifestation d’intérêt, le responsable désigné peut s’adjoindre les services de ressources externes.

Le responsable désigné doit, lorsque les vérifications et analyses effectuées démontrent que la personne est en mesure de réaliser le contrat, accepter la manifestation d’intérêt et recommander de ne pas conclure le contrat de gré à gré. Dans le cas contraire, le responsable désigné recommande de poursuivre le processus d’attribution avec le fournisseur unique.

Si une manifestation d’intérêt est acceptée, la Régie doit publier une demande de soumissions publique dans le SEAO si elle veut poursuivre le processus et adjuger le contrat.

6.6 Décision

 Le responsable désigné doit transmettre la décision à la personne qui a manifesté son intérêt par voie électronique au moins sept jours avant la date prévue dans l’avis d’intention pour la conclusion du contrat.

Si ce délai ne peut être respecté, la date de conclusion du contrat doit être reportée d’autant de jours qu’il en faut pour le respecter.

La décision doit indiquer à la personne qui a manifesté son intérêt qu’il dispose d’un délai de trois jours suivant la réception de la décision pour formuler, conformément à l’article 38 de la Loi, une plainte auprès de l’Autorité des marchés publics.

Après avoir constaté l’admissibilité de la manifestation d’intérêt au sens de l’article 6.4 de la présente procédure, le responsable désigné doit rendre une décision quant à la conclusion ou non du contrat envisagé.

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